Những rủi ro khi sử dụng Email của Google – Gmail

Những rủi ro khi sử dụng Email của Google – Gmail

Có thể dễ dàng nhận thấy sự chuyên nghiệp của một doanh nghiệp ngay từ địa chỉ email mà họ sử dụng, đó là lý do mà email tên miền riêng trở thành sự lựa chọn hoàn hảo cho hầu hết các công ty. Có rất nhiều cách để tạo email tên miền riêng nhưng theo các con số thống kê, người ta nhận thấy Gmail – một dịch vụ email do Google cung cấp nhận được sự đánh giá khá cao của người dùng do sự phổ biến và những tính năng đa dạng của nó. Nhưng điều đó cũng không có nghĩa rằng, việc sử dụng Gmail  hoàn toàn không gặp rủi ro. Và trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến những rủi ro đó đồng thời đưa ra những lời khuyên để sử dụng email của Google an toàn và hiệu quả hơn.

Những rủi ro có thể gặp phải khi sử dụng email tên miền riêng của Google

  1. Trường hợp bạn đã đăng ký dịch vụ Google mail miễn phí từ trước tháng 12/2012

Bạn vẫn không cần phải trả bất kỳ chi phí nào cho dù sau đó Google đã ngừng cho phép người dùng đăng ký tài khoản mới cho phiên bản miễn phí. Tuy nhiên, có một số rủi ro mà bạn có thể gặp phải như:

Hạn chế về dung lượng và lượng user có thể tạo. Và tất nhiên bạn sẽ phải trả phí cho Google để nâng cấp lên phiên bản mới có dung lượng và user lớn hơn. Mức phí cho phiên bản này là 5 USD/ người/ tháng hoặc 50 USD/ người/ năm.

Trong trường hợp, User admin – User dùng để khởi tạo email tên miền riêng bị thất thoát thông tin thì rất có thể tất cả các thiết lập của bạn trong hệ thống sẽ bị thay đổi chẳng hạn như sự thay đổi của password khiến bạn không thể đăng nhập vào hệ thống hay các thông kinh doanh sẽ bị rò rỉ ra ngoài, gây nên những rủi ro lớn cho doanh nghiệp.

  1. Trường hợp bạn mua phải những địa chỉ Google email miễn phí

Sau thời điểm 06/12/2012, Google ngừng cung cấp các tài khoản mới cho phép người dùng tạo email tên miền riêng miễn phí tuy nhiên những tài khoản đã tạo lập trước đó vẫn được sử dụng bình thường. Nhiều đơn vị đã thu thập được các tài khoản miễn phí này và tiếp tục sử dụng nó để cung cấp cho người dùng với mức giá rẻ hơn rất nhiều so với phiên bản tính phí của Google là 5 USD/ người dùng/ tháng hoặc 50 USD/ người dùng/ năm, tuy nhiên loại tài khoản này có rất nhiều điểm hạn chế đồng thời tiềm ẩn nhiều nguy cơ, điển hình như:

Dung lượng và số user được tạo lập rất hạn chế chẳng hạn như phiên bản dùng miễn phí sau cùng mà Googe cung cấp chỉ giới hạn cho 10 user cho một tên miền. Do đó, khi sử dụng hết dung lượng và lượng user cho phép, bạn phải trả phí để mua thêm. Chính vì vậy mà phiên bản này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, dưới 10 nhân viên. Và thực sự khi tình hình kinh doanh phát triển, bạn muốn mở rộng hệ thống thì bạn phải chi thêm chi phí khá đắt đỏ để mua thêm user và dung lượng.

Bạn sẽ không có quyền cao nhất cho dịch vụ mà mình đang sử dụng bởi tất cả các tính năng này đều nằm dưới sự quản lý của tên miền mà bên cung cấp đã đăng ký trước đó.

Các thông tin của bạn sẽ không được bảo mật vì chúng rất dễ bị can thiệp bởi bên thứ 3 – đơn vị được quyền sử dụng chính thức cho tài khoản email miễn phí mà bạn đang sử dụng.

Không những vậy, trong thời gian gần đây,Google đang kiểm soát khắt khe hơn trong vấn đề sử dụng dịch vụ không chính thức, các tài khoản bị phát hiện đều có nguy cơ bị khóa vĩnh viễn hoặc bị mất toàn bộ các dữ liệu quan trọng.

Khi có các tranh chấp giữa người sử dụng và đơn vị cung cấp dịch vụ hay khi xảy ra bất cứ rủi ro nào trong quá trinh sử dụng, Google sẽ không chịu trách nhiệm về điều đó bởi bạn đang vi phạm chính sách của Google.

Một số vấn đề thường gặp khác khi sử dụng email tên miền riêng của Google

Không sử dụng email tên miền riêng đã đăng ký trong một thời gian dài: Thông thường, trong một năm đầu không sử dụng, Google sẽ gửi thông báo định kỳ vào hộp email khởi tạo để nhắc nhở khách hàng đăng nhập.

Tuy nhiên, nếu sau một năm không sử dụng, tài khoản mail sẽ bị khóa, lúc này, người dùng chỉ có thể theo dõi các dữ liệu đã có mà không thể gửi hay nhận email.

Trường hợp tên miền hết hạn: các hoạt động của đại chỉ email sử dụng tên miền đăng ký thường bị gián đoạn hoạt động. Bạn cần phải đăng ký lại tên miền để có thể tiếp tục sử dụng các dịch vụ liên quan như website, email

Lưu ý rằng, bạn cần phải gia hạn tên miền trong khoảng 30 – 40 ngày bởi lúc này những thông tin đăng ký và các dữ liệu vẫn được giữ nguyên. Nếu quá thời gian đó, toàn bộ thông tin quản trị tên miền và mọi hoạt động dựa trên tên miền sẽ hoàn toàn bị xóa bỏ.

Một số lưu ý để sử dụng email tên miền riêng của Google an toàn và hiệu quả

Cần phải xác định được User quản trị hệ thống email tên miền riêng bởi đó là cơ sở để thiết lập lại tất cả các thông tin của hệ thống khi có rủi ro phát sinh.

Cần bảo mật thông tin User quản trị tránh để kẻ xấu lợi dụng làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp như thay đổi user và pssword đăng nhập, công khai các thông tin kinh doanh và các chiến lược hoạt động. Do đó, tốt nhất không nên sử dụng user quản trị để làm việc và giao dịch.

Cần bảo mật thông tin tên miền bởi đó là cơ sở để tùy chỉnh lại user và password cũng như lấy lại các thông tin trong hệ thống.

Cần chú ý thời hạn sử dụng của tên miền, tránh trường hợp tên miền hết hạn gây gián đoạn các giao dịch.

Trên đây là những rủi ro có thể gặp phải khi sử dụng dịch vụ email tên miền riêng do Google cung cấp. Có một số rủi ro có thể tự khắc phục dễ dàng, tuy nhiên nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào tương tự mà không thể tự giải quyết, hãy liên hệ SecuMail, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn giải quyết các rắc rối phát sinh trong quá trình sử dụng giúp hệ thống của bạn hoạt động trơn tru nhất.

Kể từ ngày 01-11-2017 đến 30-12-2017 Thế Giới Số khuyến mãi giảm giá lên đến 50% cho dịch vụ SecuMail.

Để biết thêm thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:
Tel: 028. 7309. 7379 – Ext: 1 & Hotline: 0919.768.789 & 01268. 247. 365
Email: Khuyenmai@tgs.com.vn | Website: https://giaiphapbaomatemail.com & https://khuyenmai.tgs.com.vn/

SecuMail – Giải pháp bảo mật Email bằng trí tuệ nhân tạo (AI) đầu tiên trên thế giới

5 (100%) 14 votes